pptx 发给客户，对方回一句「字体怎么全变了」。这种事太常见，原因也不神秘：pptx 只是一份配方，上面写着「这里放 24 号思源黑体」，字体装在你这台电脑上。对方机器没有这个字体，就自动替换成宋体，行距跟着变，一段话可能就挤出去两行。
PDF 把字形和排版一起固化进去，在谁那儿打开都一样。所以「给不特定的人看」这件事，基本都该导 PDF。
四种格式对应四种人
要给人看：客户、领导、评委、答辩现场，导 PDF。「文件 → 导出 → 创建 PDF/XPS」。
要发微信、给文章配图，导 PNG 或 JPG，每页一张。「文件 → 导出 → 更改文件类型 → PNG」。
要放视频号、官网、朋友圈，导 MP4。「文件 → 导出 → 创建视频」。
对方要接着改，只能发 pptx，并且告诉他你用了什么字体。缺字体这件事，说一句比让对方猜省事。
导 PDF 之前先想清楚动画
PDF 是静态的。动画、切换效果、嵌入的视频全部消失，原本一页分五次出完的内容会一次性铺满。
如果你的演示靠逐步出现来控制节奏，导 PDF 就失去了这个节奏。要么把那几页改成信息完整的静态版，要么导 MP4 保留动效。
「创建 PDF/XPS」窗口右下角的「选项」值得点开看一眼，里面几项都和「发出去」直接相关：
发布内容。可以选幻灯片、讲义还是备注页。选讲义的话一页纸上排几张幻灯片，适合现场发给听众做笔记；备注页会把讲稿一起印出来，那是内部资料，别选。
是否包含隐藏的幻灯片。默认不含。答辩版和内部版共用一份文件时，这一项能防止内部页漏出去。
发布质量。要打印就调高，只在屏幕上看选「最小文件大小」，体积能小一半。
导视频的两个默认值
每页停 5 秒是默认值，在「创建视频」里能改。讲得快的演示，5 秒会显得拖；信息量大的页，5 秒又不够看完。
旁白和计时需要提前录。没录的话导出来就是无声幻灯片，逐页自动翻，适合当预览，不适合给别人看。
加密和导出选一个
只是不想让对方改内容，导出 PDF 比加密省事，还不会有「忘了密码打不开」的风险。
真要保证没密码打不开，才用加密，做法见 PPT 怎么加密码。